A grande maioria das organizações recebe, produz e processa centenas de documentos diariamente. O seu processamento não automatizado importa em custos relacionados com a duplicação, organização, pesquisa e consulta, bem como com a perda de informação e atrasos na execução de tarefas.

Por outro lado, são conhecidos casos de dificuldade em encontrar determinado documento, de falta de resposta atempada a um cliente ou a um assunto importante ou de perda de informação por extravio ou destruição acidental de documentos.

É justamente por estas situações que os sistemas de gestão documental se afirmam, cada vez mais, como intrumentos imprescindíveis de trabalho, ao proporcionarem o registo, a classificação, o acompanhamento e a visualização dos documentos em circulação ou arquivados.

Os sistemas de gestão documental permitem a criação de tarefas automáticas e a geração de alertas, bem como a implementação de mecanismos de controlo de prazos e de indicadores de produtividade e de tempos consumidos com os processos.

As soluções de gestão documental mais avançadas incorporam ainda funcionalidades de workflow, as quais possibiltam definir tarefas, circuitos processuais, processos e despachos tipificados, e, desta forma, a automatização das actividades ou dos processos de negócio.

Neste contexto, não é de admirar que a generalidade das organizações, públicas ou privadas, de pequena, média ou grande dimensão, tenham necessidade de utiizar sistemas de gestão documental e workflow, de modo a tornarem os seus processos de funcionamento mais produtivos e eficientes.