Devido à integração dos processos num único sistema, verificou-se uma redução significativa nos tempos de processamento, um aumento da produtividade e uma maior celeridade na preparação e organização dos documentos de prestação de contas."

Amadeu Cardoso, Administrador dos Serviços de Acção Social da Universidade do Algarve


 

 SOBRE OS SERVIÇOS DE ACÇÃO SOCIAL DA UNIVERSIDADE DO ALGARVE

Os SASUALg – Serviços de Acção Social da Universidade do Algarve são um serviço autónomo de apoio aos estudantes que frequentam a Universidade do Algarve, com a finalidade de promover a política de Acção Social Escolar no âmbito do Ensino Superior, tendo como objectivo a concessão de auxílios económicos, bem como a prestação de outros serviços.

 

No âmbito da concessão de auxílios económicos, compete aos SASUALg a concessão de bolsas de estudo. Relativamente à prestação de serviços, os SASUALg dispõem de residências, cantinas, bares e serviços médicos.

 

 NECESSIDADES E OBJECTIVOS

Os SASUALg pretendiam dotar-se de um sistema integrado de informação que abarcasse todos os processos operacionais das seguintes áreas funcionais:

  • Aprovisionamento (aquisição de bens e serviços) e facturação (receitas);

  • Tesouraria (contas correntes, contas bancárias, pagamentos, recebimentos e planeamento);

  • Contabilidade (orçamental, patrimonial, analítica, controlo de projectos e actividades protocoladas);

  • Recursos humanos (processamento de vencimentos, formação, cadastro, avaliação e desempenho, balanço social);

  • Activos (património).

O sistema deveria permitir a implementação de um modelo de informação de apoio à gestão dos SASUALg e, simultaneamente, apoiar a prestação de contas às entidades competentes (Tribunal de Contas e Direcção Geral do Orçamento)


Outra necessidade prendia-se com a produção de informação sobre os custos das actividades, em particular sobre os custos de confecção de refeições, a par de uma gestão eficiente dos stocks dispersos pelos vários campus e armazéis.

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A integração dos vários processos operacionais num único sistema constituía um dos objectivos dos SASUALg.

 

 SOLUÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO

Após o diagnóstico de situação e idenficiação das necessidades de informação dos SASUALg, a escolha recaíu numa solução baseada no ERP PRIMAVERA AP.

  

A escolha do software PRIMAVERA deveu-se à sua abrangência funcional e ao facto de possuir mecanismos de adequabilidade e de adaptabilidade, o que nos permitia esperar elevados níveis de ajustamento às nossas necessidades. Por outro lado, a robustez, fiabilidade e integridade da informação constituíram um factor decisivo na nossa opção.”, afirmou Amadeu Cardoso, Administrador dos SASUALg.

 

Numa primeira fase foram implementadas as aplicações Contabilidade e Activos (Património) para responder às necessidades prioritárias. Após a consolidação destas áreas, os SASUALg evoluíram para a integração total dos processos operacionais num único sistema de informação, ao adicionarem ao sistema as aplicações Tesouraria e Recursos Humanos.

 
Segundo Amadeu Cardoso, “para além dos aspectos teconológicos, a grande experiência da SNN e o seu profundo conhecimento acerca do funcionamento dos serviços e organismos da Administração Pública, permitiu agilizar o processo de implementação do nosso sistema de informação de gestão, tornando-o também um processo eficaz e tranquilo”.
 
 RESULTADOS E EXPECTATIVAS
Com a integração da informação verificou-se uma maior automatização dos processos operacionais. O novo sistema támbem permitiu a obtenção de informação orçamental analítica (centros de responsabilidade e departamentos) e financeira por centros de custo.
 
Devido à integração dos processos num único sistema, verificou-se uma redução significativa nos tempos de processamento, um aumento da produtividade e uma maior celeridade na preparação e organização dos documentos de prestação de contas ”, comentou Amadeu Cardoso.
 
A nível dos procedimentos e do controlo interno, em particular nos circuitos processuais e nas aprovações internas de operações, constatou-se uma melhoria significativa.
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  SOLUÇÃO  
 
 

PRIMAVERA AP

Prospecto PRIMAVERA AP

 
 
  SERVIÇOS  
 
 

Modelização de processos de negócio

Procedimentos e controlo interno

Implementação de sistemas

Apoio pós-implementação

Apoio e suporte técnico

Estruturas de informação analítica

Gestão de activos e equipamentos

 

 
  A PROPÓSITO  
 
 

Todos os casos

 
 
  TESTEMUNHO  
 
 

A escolha do software PRIMAVERA deveu-se à sua abrangência funcional e ao facto de possuir mecanismos de adequabilidade e de adaptabilidade, o que nos permitia esperar elevados níveis de ajustamento às nossas necessidades. Por outro lado, a robustez, fiabilidade e integridade da informação consituíram um factor decisivo na nossa opção.”, afirmou Amadeu Cardoso, Administrador dos SASUALg.

  

"Para além dos aspectos tecnológicos, a grande experiência da SNN e o seu profundo conhecimento acerca do funcionamento dos serviços e organismos da Administração Pública, permitiu agilizar o processo de implementação do nosso sistema de informação de gestão, tornando-o também um processo eficaz e tranquilo."

Amadeu Cardoso
Administrador
Serviços de Acção Social da Universidade do Algarve