Devido à integração dos processos num único sistema e à consequente eliminação de redundâncias, verificou-se uma significativa redução nos tempos de processamento, bem como um grande aumento da produtividade na Universidade."

Francisco Franco, Director dos Serviços Administrativos da Universidade dos Açores 


  
 SOBRE A UNIVERSIDADE DOS AÇORES

A UAC – Universidade dos Açores é um serviço autónomo e tem como principais actividades o ensino superior e a investigação. Geograficamente, a Universidade está dispersa por 3 Campus situados em Ponta Delgada, Angra do Heroísmo e Horta. Em termos orgânicos, integra vários departamentos geograficamente dispersos e integra duas Escolas de Enfermagem.

 

 NECESSIDADES E OBJECTIVOS

A Universidade pretendia dotar-se de um sistema integrado de informação que abarcasse todos os processos operacionais das seguintes áreas funcionais:

  • Aprovisionamento (aquisição de bens e serviços) e facturação (receitas);

  • Tesouraria (contas correntes, contas bancárias, pagamentos, recebimentos e planeamento);

  • Contabilidade (orçamental, patrimonial, analítica, controlo de projectos e actividades protocoladas);

  • Recursos humanos (processamento de vencimentos, formação, cadastro, avaliação e desempenho, balanço social);

  • Activos (património) e equipamentos.

O sistema deveria permitir a implementação de um modelo centralizado de informação de apoio à gestão da Universidade e, simultaneamente, apoiar a prestação de contas e de outra informação às entidades competentes (Tribunal de Contas, Direcção Geral do Orçamento e entidades financiadores de projectos e actividades protocoladas).


Adicionalmente era necessário produzir informação de apoio à gestão das actividades de investigação e de produção de serviços (projectos e actividades protocoladas), em matéria de controlo orçamental e de preparação de pedidos de pagamento.


 

A integração dos vários processos operacionais num único sistema constituía outra necessidade de capital importância. De facto, era premente eliminar redundâncias e tornar o funcionamento da Universidade mais eficiente e produtivo. 

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 SOLUÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO

Após uma análise pormenorizada dos sistemas em utilização na Universidade e das suas necessidades de informação, foi proposta uma solução baseada no ERP PRIMAVERA AP.

 
“A escolha do software PRIMAVERA deveu-se à sua grande abrangência funcional e adaptabilidade, ao mesmo tempo que garantia a centralização, fiabilidade e segurança da informação”, afirmou Francisco Franco, Director dos Serviços Administrativos.
 
Para responder às necessidades de gestão das actividades operacionais da Universidade, a solução foi estruturada com os módulos Contabilidade, Tesouraria, Património e Equipamentos, Recursos Humanos, incluindo a Gestão da Formação, e Add-in Financeiro.
 
De modo a aligeirar os processos administrativos na área de Recursos Humanos, será ainda implementado o conceito de emplyoee self service com recurso ao PRIMAVERA Enterprise Portals.
 
“A opção pela SNN para implementar o sistema de informação de gestão da Universidade dos Açores assentou, além de outros, em dois critérios por nós considerados fundamentais: adequação funcional e tecnológica da solução e capacidade técnica, em particular o conhecimento evidenciado pela SNN acerca dos processos e da actividade das entidades da Administração Pública”, declarou aquele responsável da Universidade.
 
 RESULTADOS E EXPECTATIVAS
Com a integração da informação, anteriormente dispersa por várias aplicações, verificou-se uma maior automatização dos processos operacionais. Foram eliminadas algumas actividades intermédias que passaram a ser desnecessárias, o que se reflectiu na redução dos lead times.
 
Devido à integração dos processos num único sistema e à consequente eliminação de redundâncias, verificou-se uma redução significativa nos tempos de processamento, bem como um grande aumento da produtividade na Universidade”, comentou Francisco Franco.
 
A nível dos procedimentos e do controlo interno assistiu-se também a uma melhoria significativa, em particular nos circuitos processuais e documentais e no mecanismo de aprovações internas de operações.
 
Com o novo sistema, a Universidade passou a dispor de informação orçamental multidimensional (projectos, centros de responsabilidade, departamentos e outros), de informação contabilística por centros de custo e de informação analítica de apoio à gestão.
 
Actualmente, verifica-se uma maior agilização do processo de decisão suportada em informação mais rica e atempada.
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  SOLUÇÃO  
 
 

PRIMAVERA AP

Prospecto PRIMAVERA AP

 

PRIMAVERA Enterprise Portals

Prospecto Enterprise Portals

Folheto Enterprise Portals

 
 
  SERVIÇOS  
 
 

Modelização de processos de negócio

Procedimentos e controlo interno

Implementação de sistemas

Apoio pós-implementação

Apoio e suporte técnico

Estruturas de informação analítica

Gestão de activos e equipamentos

 

 
  A PROPÓSITO  
 
 

Todos os casos

 
 
  TESTEMUNHO  
 
 

“A escolha do software PRIMAVERA deveu-se à sua grande abrangência funcional e adaptabilidade, ao mesmo tempo que garantia a centralização, fiabilidade e segurança da informação.” 

 

“A opção pela SNN para implementar o sistema de informação de gestão da Universidade dos Açores assentou, além de outros, em dois critérios por nós considerados fundamentais: adequação funcional e tecnológica da solução e capacidade técnica, em particular o conhecimento evidenciado pela SNN acerca dos processos e da actividade das entidades da Administração Pública.”

 

Francisco Franco

Director dos Serviços Administrativos

Universidade dos Açores